دکتر غلامحسین حیدری تفرشی

وب سایت شخصی دکتر غلامحسین حیدری تفرشی

مدیریت ذره بینـــی

Micro management 

مهدی یاراحمدی خراسانی

اشاره:

کنترل مقوله ای است که در مدیریت از اهمیت زیادی برخوردار است. اهمیت کنترل در مدیریت تا بدانجاست که برخی از صاحبنظران در نگاهی افراطی مدیریت را مترادف کنترل تعریف نموده اند.از این رو شیوه ها و روشهای کنترل ونظرات مترتب بر آن همیشه بعنوان عاملی مهم در دسته بندی های رهبری و مدیریت نقش دارد. در این راستا مدیریت ذره بینی،(Micro management)، نمونه ای از ضعف مدیریتی است که مبین کنترل بیش از اندازه و غیر ضروری کارکنان توسط مدیریت و توجه شدید مدیر به جزئیات کاری است. مدیران ریز بین به دلیل غرق شدن در مسائل جزئی، کلیات را فدای جزئیات می‌کنند، احترام و اعتماد زیر دستان را نیز از دست می دهند.

مدیریت ذره بینی:

مدیریت ذره بینی را توجه شدید به جزئیات و مسائل ریز و کنترل دقیق افراد تعریف می کنند. میکرو مدیران، مدیرانی هستند که به کارکنان خود بسیار نزدیکند. آنها دائما بر کار افراد خود نظارت کرده و یکریز خواه، مثبت یا منفی در رابطه با عملکرد کارکنان اظهار نظر می‌کنند. مدیریت ذره بینی در واقع یک وسواس ناخواسته و یک اختلال رفتاری درست شبیه سایر اختلالات رفتاری اعتیاد آور است. وسواس مدیران ریز بین، شامل حال همه کارکنان چه کارکنان توانمند و چه کارکنان با عملکرد نا مناسب می‌شود‌‌‌‍‍. در حیطه کاری مدیران میکرو، هیچ کاری تفویض نمی شود ، نظرات کارکنان نادیده گرفته می شود و صدای آنها شنیده نمی‌شود. احساس عدم اطمینان و شک و تردید مدیر نسبت به دیگران، کنترل شدید پرسنل را باعث می شود و همین امر موجب تکرار دوباره کارها، اتلاف وقت و انرژی و تحمیل هزینه های اضافی بر سازمان می‌‌شود. برخی از مدیران میکرو، معتقدند برای انجام درست کارها باید شخصاً اقدام کنند. آنها خود را بهترین تصمیم گیرندگان می‌دانند، تمام کارها و وظایف را در دست می‌گیرند و اجازه نمی دهند که تصمیم گیری به زیر دستان توانا تفویض شود. اینگونه افراد اصطلاحاً خود را ” همه فن حریف” می پندارند. برخی دیگر از مدیران ذره بین نیز کسانی هستند که کارکنان را ابزار تحقق اهداف می دانند. تا زمانی که کارکنان انتظارات آنها را برآورده سازند، این مدیران مشکلی ندارند اما چنانچه کاری اشتباه انجام گیرد، آنها مستبد و زورگو می شود و رفتار های وسواس گونه خود را نشان می دهند.

نشانه های مدیران ذره بین:

از طریق برخی نشانه ها میتوان مدیران ذره بین را تشخیص داد. عمده این نشانه ها به شرح زیر است:* زمان زیادی را صرف می کنند تا به کارکنان آموزش دهند دقیقاً چه کاری باید انجام شود.* زمانی زیادی را صرف بازبینی پروژه ها و کارهای انجام شده می کنند.* از اینکه فردی بدون مشورت با آنها تصمیمی بگیرد یا کاری انجام دهد عصبانی می شوند.*به جای تاکید بر سیاستها و خط مشی ها، زمان زیادی را صرف جزئیات و مسائل کوچک می کنند.* ترجیح می دهند به جای تفویض اختیار، خود مستقیماًکارکنان را هدایت کنند.* بر گزارش کاری بیش از اندازه تاکید می کنند.* کارکنانی را که شبیه خودشان هستند ارتقا می دهند.اگر مدیری حداقل یکی از نشانه های  بالا را داشته باشد، احتمالاً به سندرم میکرو مدیریت مبتلا است.

دلایل روی آوردن به مدیریت ذره بینی :

دلایل بسیاری وجود دارد که باعث می‌شود افراد، مدیریت ذره بینی را انتخاب کنند. مهمترین این دلایل عبارتند از:

۱- نقشها و مسئولیتهای افراد نامشخص است. زمانی که یک مدیر دامنه اختیارات و مسئولیتهایش نا مشخص است، خودش تشخیص می دهد که بهترین کار و شیوه چیست؟بنابراین به کنترل بیشتر و دقیق تر روی می آورد. همچنین ابهام در سیاستها و خط مشی‌های تعیین نقش و وظایف کارکنان به مدیر جرات می دهد، در حوزه مسئولیت آنها وارد شده و بیش از اندازه امر و نهی کند.

۲- مدیریت ذره بینی پاسخی به بحران است. در زمان بحران، بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند که کنترل شدیدتری بر اوضاع سازمان داشته باشند. در نتیجه طبیعی است که دقت نظر و حساسیت آنها بیشتر می‌شود .

۳- اکثریت مدیران ذره بینی می‌ترسند: ترس از شکست، ترس روی دادن حوادث ناگوار، ترس از انجام اشتباهات، ترس از بروز بحران، ترس از بی نظمی و اغتشاش، ترس از دست دادن موقعیت کاری واختیارات و … هر چند ترس یک رفتار غریزی است اما کنترل شدیدتر و بازبینی مجدد کارها، راهی برای غلبه بر آن تلقی می شود.یکی از نگرانیهای اساسی مدیران ترس از عدم وجود اطلاعات به موقع و بهنگام است. بنابراین کارکنان باید نیازهای اطلاعاتی مدیران را شناسایی و قبل از درخواست آنها، اطلاعات مهم و ضروری مورد نیاز را در اختیارشان قرار دهند.

راه های کاهش ترس در مدیران ذره بین:

در بسیاری از مواقع ترس مدیران ذره بین با عصبانیت و خشم آنها بروز می کند که خود نتایج مخربی را به دنبال خواهد داشت. برای کاهش ترس، به مدیران میکرو توصیه می‌شود:

۱- دلایل ترس را شناسایی، پیگیری و ترس خود را کاملا بیان کنند.

۲- دستور العملهایی برای کنترل و کاهش دلایل ترس ارائه نمایند.

۳- فردی را مسئول پیگیری سیاست ها و دستورالعملها کرده و از کارکنان خود بخواهند برنامه هایی کوتاه مدت برای بهبود اوضاع ارائه کنند.

۴- معیارها و شاخصهایی را برای کنترل و ارزیابی کارهای انجام شده مشخص کرده و در کنار کارکنان پیگیر بهبود شرایط باشند.

نتایج مدیریت ذره بینی:

مدیریت ذره بینی ریشه در عدم اعتماد به دیگران داشته ومخرب کارتیمی و مانع رشد و پیشرفت و در برخی مواقع منجر به شکست سازمان می شود. در زیر به برخی اثرات و نتایج چنین شیوه ای اشاره می شود:

* ارتباطات ضعیف: رفتار وسواس گونه چنین مدیرانی، مانع ارتباطات اصولی و صحیح بین مدیر و کارمند می شود.

* گوشه گیری و کاهش روحیه کار تیمی: مدیران ذره بین، کارکنان را گوشه گیر و منزوی می کنند. وبدین ترتیب روحیه همکاری و کار تیمی بین افراد از بین می رود.

* کار شکنی کارکنان: افراد تا حدی توانایی تحمل امر و نهی و اظهار نظر بی مورد را دارند. در بسیاری از مواقع کارکنان به دنبال راه حلی برای تخلیه احساسات منفی خود می گردند و کار شکنی از جمله این روشهاست.

* پنهان کاری: ترس از توبیخ و شماتت باعث می شود کارکنان برخی مسائل را از دید چنین مدیرانی پنهان کنند.

* کاهش انگیزه و بهره وری: مدیریت ذره‌بینی باعث می شود که کارکنان انگیزه خود را از دست داده و بهره‌وری آنها کاهش می یابد.

* افزایش تنش و استرس و حوادث ناشی از کار: مدیریت ذره بینی باعث می شود کارکنان دائم نگران و دلواپس بروز اشتباه باشند. همین مساله موجب می شود به طور کامل بر شیوه انجام کار تمرکز نکنند و احتمال خطا و اشتباهشان بیشتر شود.

 *افزایش جابجایی کارکنان و کاهش رشد سازمانی: توجه به جزئیات اگر چه بسیار خوب است اما افراط بیش از اندازه سبب ناراحتی کارکنان و تمایل آنها برای جابجایی شغلی می شود.

* اتلاف وقت و منابع سازمانی: تکرار مجدد یا اصرار مدیر بر انجام کارها توسط شخص وی منجر به اتلاف وقت و منابع و صرف هزینه های بالا می شود.

راه حل مقابله با مدیران ذره بین:    

نسخه واحد و راه حل از پیش تعیین شده ای برای مقابله با مدیران میکرو وجود ندارد. برای کاهش کنترل چنین افرادی باید اعتماد آنها را جلب کرد، ترسشان را از بین برد و روحیه کار تیمی را تقویت نمود. علاوه بر این هدف گذاری صحیح و مشخص کردن حیطه وظایف و مسئولیتهای افراد و جلوگیری از ابهام نقش نیز موثر است. البته توجه به جزئیات و ریزبینی مدیر- تا اندازه معقول- نشان از توجه و علاقه مندی وی به کار و کارکنانش دارد.    بنابر این نباید به اشتباه تصور کرد انتقاد از مدیریت میکرو، دلیلی بر تاکید مدیریت ماکرو است. این دو شیوه در دو طرف یک طیف قرار می گیرند و در حالت افراطی و شدید هر دو مخرب هستند.مدیریت خردمندانه هرگز ارزش، اعتبار ، غرور و عزت نفس کارکنان را نادیده نمی گیرد و بابرقراری ارتباط صحیح با کارکنان و زیر دستان همواره با هدایت آنها، به توانمند سازی و بالندگی افراد نیز می اندیشد.برای برخورد موثر با مدیران میکرو توصیه می شود:

* اموری را که برای وی مهم هستند مشخص سازید سپس با او کار کنید- نه علیه او.

* منتظر نمانید که چیزی از شما بخواهد. نیاز و خواسته های او را تشخیص و قبل از تقاضای وی در اختیارش قرار دهید. جلوتر از زمان باشید.

* هنر ارتباطات را یاد بگیرید. هیچ فردی به اندازه مدیر ذره بینی از رخوت و تنبلی نمی‌ترسد. به او نشان دهید که کارها و پروژه‌ها برایتان اهمیت دارد و ارتباطات صحیح توام با آگاهی، اطمینان و به موقع بودن به شما کمک خواهد کرد.

* انتظارات و خواسته های خود را به طور شفاف با او در میان بگذارید.

* با قوانین و مقررات سازمانی آشنا باشید و آنها را به کار گیرید. مدیران ریز بین از اجرای دقیق مقررات و دستورالعمل ها لذت می برند.

* از نحوه برخورد مدیر با دیگران تجربه کسب کنید. تجربیات تلخ سایر کارکنان را تکرار نکنید.

{beginslide id=”133″ title=”برای مشاهده متن انگلیسی مرتبط به صورت کشویی اینجا را کلیک فرمائید”}

Micro-management: Necessary Evil Or Just Plain Evil?

Extreme cases represent dangerous management pathology. The latter is characterised by an obsessive style of management and is closely related to workplace bullies, narcissists and other management pathologies. Micromanagers like many addicts are the last person to recognize that their addiction is in controlling others.

Micromanagement may arise from internal sources, such as concern for details, incompetence or insecurity. While the main drivers are internal and are related to the personality of the manager it also can be partially attributed to external pressures such as organizational culture, severe time pressure, increased performance pressure, instability of manager position, etc.

It can also be seen as a tactic used by managers to eliminate unwanted employees, either by creating standards employees cannot meet leading to termination, or by creating a stressful workplace causing the employee to leave.

Regardless of the motivation the effect can create resentment and damage trust. Severe forms of micromanagement usually completely eliminate trust and can provoke anti-social behavior.

Micromanagement can also be distinguished from the tendency of the manager to perform duties assigned to the subordinate. Benign forms arise when the manager can perform a worker’s job with more efficiency. In severe forms, the manager does not have the required competencies of efficiency but still try to dictate the subordinate not only what to do but how to do a particular task. It is also connected with requests for unnecessary and too detailed reports (“reportomania”). Typical examples include but are not limited to the area of performance feedback. A micromanager tends to require constant and detailed feedback and tends to be excessively focused on procedural trivia rather than on overall performance, quality and results.

Micromanagers are usually irritated when a subordinate makes decisions without consulting them, even if the decisions are totally within the subordinate’s level of authority.

Edit by:Mahdi Yarahmadi

{endslide}

 

ديدگاه خود را بيان کنيد